AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 PADA PT.XXX

Depok, 05 Mei 2015

No                   : xxx/xxx/xx/xxxx

Lampiran         : 3 eksemplar

Perihal             : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur PT.xxx

Di Depok

            Kami telah melakukan audit atas sistem kepastian kualitas mutu pada PT.xxx. audit kami tidak dimaksudkan untuk Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001 yang dimiliki (terjadi pada) PT. XXX. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna). Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001 yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan dalam penerapannya yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

            Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab  I              :    Informasi Latar Belakang

Bab II             :    Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III            :    Rekomendasi

Bab IV             :   Ruang Lingkup Audit

            Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

                                                                                                            Kantor akuntan publik

                                                                                                            Ade dan Agung

Bab I

Informasi Latar Belakang

PT. XXX (selajutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di Bekasi, didirikan pada bulan Juli 2013 oleh para pendiri yang terdiri atas:

      1.      xxx

      2.      xxx

Tujuan didirikannya Perusahaan adalah untuk memberikan jasa pelayanan kebutuhan seluruh masyarakat, dengan pelayanan akurat, dan sesuai kebutuhan para konsumen. Dalam menjalankan usahanya, PT.xxx  terdiri dari beberapa proses bisnis inti yang dibagi menjadi 3 unit bisnis yaitu unit bisnis pembangkitan, unit bisnis penyaluran dan unit bisnis distribusi

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:

1.   manajer BOPS                       : xxx

2.   wakil manajemen mutu         : xxx

3    deputi manajer                       : xxx

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1.      Menilai efisiensi dan efektivitas penerapan Manajemen Kualitas ISO 9001 pada PT. XXX

2.      Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan penerapan Manajemen Kualitas ISO 9001 yang ditemukan.

BAB II

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat meyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi :

1.      Prosedur perencanaan desain dan pengembangan mengandung beberapa kelemahan di antaranya :

a.       Tidak melaksanakan kegiatan desain

b.      Pengembangan

c.       Dan pengoprasian sistem dala  perusahaaan PT xxx

2.      Pencatatan pembelian perusahaan belum dilakukan secara tertib dan disiplin oleh petugas di dalam perusahaan PT xxx

3.      Prosedur produksi dan penyediaan jasa peliharaan produk belum di lakukan dengan memadai terhadap proses internal sampai dengan ke tempat tujuan.

Kriteria :

1.      Untuk perencanaan desain dan pengembangan harus mampu di kembangkan agar masyarakat mampu merasakan produksi tersebut.

2.      Pencatatan pembelian harus dilakukan secara kronologis dan tepat waktu, sesuai dengan tanggal terjadinya untuksetiap distributor.

3.      Prosedur produksi dan penyediaan jasa pemeliharaan harus dilakukan agar kerusakan terhadap mesin bisa di kurangi

Penyebab :

1.      Belum ada pendoman terhadap desain dan pengembangan di dalam perusahaan tersebut.

2.      Karyawan sebagian merupakan karyawan baru dan belum memiliki pengalaman yang memadai dalam mengelola pembelian terhadap pembuatan mesin.

3.      Belum tersedia kebijakan dan peraturan memadai yang berkaitan dengan desain dan pengembangan

4.      Karyawan belum mampu memproduksi dan penyediaan jasa pemeliharaan dalam perusahaan PT XXX

Akibat :

1.      Tidak ada pengembangan dalam perusahaan dan desain yang bisa membuat masyarakat tertarik.

2.      Perusahaan mengalami kerugian sebesar Rp 30.000.000.000.000 karena pertumbuhan ekonomi tidak sesuai dengan harapan pemerintah.

3.      tidak menunjukkan kinerja yang baik dalam pemenuhan kebutuhan dan pemeliharaan mesin yang memadai.

No	kondisi	kriteria	penyebab	akibat
	Tidak melaksanakan kegiatan desain dan pengembangan	Untuk perencanaan desain dan pengembangan harus mampu di kembangkan agar masyarakat mampu merasakan produksi tersebut.	Belum ada pendoman terhadap desain dan pengembangan di dalam perusahaan tersebut.	Tidak ada pengembangan dalam perusahaan dan desain yang bisa membuat masyarakat tertarik
	Pencatatan pembelian perusahaan belum dilakukan secara tertib dan disiplin oleh petugas di dalam perusahaan PT xxx	Pencatatan pembelian harus dilakukan secara kronologis dan tepat waktu, sesuai dengan tanggal terjadinya untuksetiap distributor	Karyawan sebagian merupakan karyawan baru dan belum memiliki pengalaman yang memadai dalam mengelola pembelian terhadap pembuatan mesin	tidak menunjukkan kinerja yang baik dalam pemenuhan kebutuhan dan pemeliharaan mesin yang memadai.

BAB III

Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan bebrapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat di kelompokan menjadi 2 yaitu :

1.      Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur akuntansi yang dimiliki perusahaan

2.      Kelemahan yang terjadi karena kurangnya terlaltihnya karyawan di bagian pemeliharaan, penyediaan dalam mengelola perusahaan dengan baik

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka di berikan rekomendasi sebgai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi :

1.      Perusahaan harus memiliki sistem informasi akuntasi yang lengakap dan memadai bagi PT xxx untuk mendukung trnsaksi yang memadai. Sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dan dapat meyajikan informasi pembelian yang akurat di neraca

2.      Karyawan yang bertugas untuk melakukan pengelolaan dan pemelikharaan mesin harus memenuhi kualifikasi sebagai pengelola dan pemeliharaan yang baik dalam pendidikannya maupun pengalaman dan harus mendapatkan pelatihan yang memadai untuk meningkatkan kemampuan dlama melaksanakan tugas-tugasnya

3.      Perusahaan harus membuat kebijakan dan peraturan yang cukup untuk menjadi dasar dalam pengelolaan pembelian. Baik dalm menentukasn batas maksimum pemebelian maupun pembatalan pemebelian.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemaha ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera di perbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada pengelolaan piutang perusahaan di masa yang akan datang.

Bab IV

Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi sistem kualitas manajemen mutu pada PT.xxx untuk periode 2015. Audit kami mencakup penilaian kualitas manajemen mutu dan pengelolaan manajemen sumber daya.